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Help Scout
组建一支远程办公的团队，你需要关注这些
随着科技的进步，远程协作办公变得越来越容易，也被更多的创业者所采用。但是，当团队成员不在一起时，沟通和协作都会遇到很大挑战。这时，团队该如何高效地完成各项工作，又该怎样招聘到合适的员工呢？正在实践远程办公的Help Scout 的CEO Nick Francis分享了他们的心得。
在Help Scout，我们采取远程办公的方式，我认为这是我们所做出的最好的决定之一。团队中的20个人分布在11个州和4个国家（包括美国）。远程办公的模式给我们带来了巨大的好处，但团队管理层也承担更大的责任。团队需要更强的组织性、良好的沟通，以及自上而下高度的透明。
在过去3年多的时间里，我们犯过很多错误，也学到一些经验。如果你对于远程办公的工作方式感兴趣或者正在积极搭建这样的团队，我希望这篇文章的内容会对你有所帮助。
选定一种模式
我们公司的一位投资人，也是我的朋友David Cancel曾对我说，你必须在“远程办公”和“集中办公”这两种模式中确定一种并坚持执行下去，不能含糊不清，处在中间地带。我非常同意David的观点，因为在招聘时你需要找到适合你们办公方式的人。
集中办公时，办公地的人们会比远端的同事获得更多的信息，这种信息不对称会导致公司内部讨论没法继续，有时开会还可能忘记通知远程的员工。让他们感觉自己被遗忘，仿佛低人一等，无法融入团队，最终只能离开。
采用远程办公的方式时一定要确保每个人能获得相同的信息，作为管理者或CEO，你的工作就是要保持这种透明度。Jason Fried和David Heinemeier Hansson在他们所著的《Remote: Office Not Required》一书中对此有过清晰的表述：
作为公司所有者或者管理者，你需要营造并保持一定程度的开放空间。在这个空间内，办公室内外的人是平等的。但这一点说起来容易做起来却很难，公司的高层必须亲身体验远程工作方式，才能真正优化整个流程。
在Help Scout，我们选择了远程办公的方式，但我们在波士顿也有办公室。我们之所以能这么做，是因为即使在同一间办公室的人也会按照远程办公的方式进行交流。我和坐在不远处的同事也是通过Slack和Trello开展工作的。如果碰上大雪天，我们可以在家工作，不受任何影响。想要讨论一个idea或者开个会？完全没问题！我们都已经习惯了使用Join.me开会或者用Appear.in进行实时的视频聊天。
招聘什么样的员工
我们在招聘时看重候选人的个性和价值观能否与我们的工作文化相契合。我们曾吃过不少亏，也学到了一些重要的经验教训。
首先，我们意识到，招聘远程办公的员工必须要求其过往的表现足够好。
远程办公看似非常灵活，但实际上员工得能够根据事情的优先级在有限的时间内完成大量的工作，而想做到这点就需要员工有相关的工作经验。
不过按照这种逻辑招人也有不足，那就是很难找到初入职场的人才。最终结果就是我们团队成员的工资高于一般水平。但是这种方法却可以减少招错人的几率，而且能保持团队精简，减少总体开支，在业务发展的各个方面也更灵活，行动更迅捷。
实际上，如果你按照印象笔记 CEO Phil Libin所建议的那样进行招聘，远程办公就会容易得多：
每个向我汇报的人都必须在其本职工作上做得比我要好。
在招聘时，应聘者的写作能力也是必须要考察的方面。因为远程办公需要大量的文字交流（聊天、email、文档等），写作能力非常必要。文字表达能力差的人可能会把一次本该2分钟的讨论拖到10分钟，浪费大量时间和精力。因此我们在招聘过程中会着重考察候选人的写作能力，确保员工能够清楚地表述复杂的问题。
此外，在招聘过程中多和没有进行过远程办公的人聊一聊。如果你面试的人原来没有这样工作过，你就需要尽可能详细地了解他各方面的情况。如果我们招聘的人倾向于有一个办公场所，我们也会在当地的公共办公空间给他租一张办公桌。这种做法是很合理的，如果有一些老员工需要办公空间，也应予以满足。
如何进行招聘
在招聘时，候选人多并不意味着招聘会更容易。因为有很多优秀的人才并没有浏览招聘信息或访问你的网站。在Help Scout，有一半的人是团队成员主动找来的。作为CEO，我每周至少有20-30%的时间是用来考察应聘工作的人。
在信息发布方面，我们会根据职位需求不同，在不同的平台上找人。比如需要设计师我们会去WeWorkRemotely, Dribbble等平台，需要营销人员会去GrowthHackers等。广泛撒网并不一定能取得良好的效果，精准定位才能找到契合公司文化的人。
此外，我们在招聘时也不会请公司外部的猎头。因为我们自己基本上就能找到各个国家的人，而猎头往往专注于本地的人，没法给我们提供合适的人选。而且我认为候选人应该从我们这里听到公司情况的介绍，而不是那些不太了解公司的人。不过一些管理岗位可能确实需要猎头帮忙，但这种情况在我们公司没有出现过。
如何管理
刚开始管理远程办公团队时可能会比较头大，因为需要思考方式的巨大转变。但是在管理时也有一些基本的方法，如果能够处理好，就可以把各方面工作有机地统筹起来。
我认为远程办公最重要的原则就是保持透明度。团队成员应该平等地接触到信息和产品设计流程，信息不对称是很多远程办公团队失败的重要原因。
保持每个人消息畅通，就好像他坐在你身边一样。
我们团队使用Slack进行交流，用Dropbox存储文件，这些工具帮助我们保持了团队内部的透明。比如我们在Slack中有一个整合所有内容的标签，各部门的信息都汇聚在其中，包括产品发布备忘、上月的参数、新的招聘信息和公司政策的变化等。
远程工作时的另一项需要重视的就是一对一交流。现在在我们的用户支持团队中，每个人至少两周给我做一次一对一的汇报，很多人甚至是每周汇报一次。我还会和团队中其它成员进行一对一的交流，每8周一轮。他们向我汇报，而我也直接给予反馈。
随着公司规模的扩大，一对一交流会变得越来越困难。但我认为坚持这种做法还是很有必要的。Michael Lopp在他的《Managing Humans》一书中曾就一对一交流做了精彩的总结：
每周和团队成员进行一对一的交流是非常有价值的投资。如果你和大家交流时间不规律或者只是泛泛地聊一些没价值的内容，只会让人们觉得管理者失去了掌控。
衡量一个远程协作团队成功与否的最好方式就是亲身体会一下。在家工作一周，然后和远端的同事交流交流，你就会知道工作方法上还有哪些地方需要提高了。
关于远程办公经常被问到的问题
这种方法很棒，但规模扩大后还会有效吗？
在科技圈，人们总是对未来的扩张顾虑太多，而对眼下的关注不足。我认为你需要考虑的只是再扩招5个人的情况，然后再考虑下5个人，以此类推。如果你还不放心的话，可以看看这个例子：IBM有386000名员工，其中就有40%远程办公的。仅此一项每年就为他们节省下了数十亿美元的办公经费。所以，团队的扩张并不一定意味着远程办公模式的失效。
在搭建远程办公团队方面有什么推荐书目吗？
我强烈推荐Jason Fried和David Heinemeier Hansson所写的《Remote: Office Not Required》。
你们会根据员工所在区域差异支付不同的薪水吗？
为了简化流程，我们有一套公开的薪酬核算体系，每个员工不论在哪都按相同的标准。工资基准是按照波士顿同类市场平均水平制定的。在纽约、旧金山等极个别物价较高的城市每年会有10000美金，没有其它的地域差异。
本文编译自：helpscout.net
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