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管理机制
回顾远程办公这一周，做好这4点效率绝对高
春节假期已经结束了，防疫大战仍在继续。很多企业都开启了远程办公模式，那么工作的效率与成果要如何保障呢？本文将从状态切换、目标计划、同频工作、管理机制等维度进行分析。
一.如何快速进入工作状态
在家远程协同办公的最大挑战是员工的办公效率会逐渐降低，管理效率降低。远程办公之所以比较难，主要原因来自于工作状态的切换。家中的一切陈设：床、沙发、椅子，会给人带来心理暗示——你可以躺下来休息一会了。所以太容易把自己从工作状态中切换到生活状态。
1.保持仪式感和节奏感
即便是在家办公，也要认真洗漱、吃早餐，按照正常的工作时间上班、下班。并且家居服的舒适感会给人放松、休息的暗示，故而为快速进入状态还是要换上较为正式的衣服开始办公，同时也增加了切换到休闲状态的成本。
以上动作可以保持办公的节奏感与仪式感。在我们无法切换物理空间的时候，只能通过这些节奏感、仪式感将心理潜意识切换到工作的状态中。这点极其重要。
2.不在休息区工作
过于舒适的休息区也是进入办公状态的一大阻碍。有条件的朋友可以到书房工作。家中陈设没有书房或者工作区的朋友，尽量去一个相对封闭一点的空间去工作，比如阳台。这样的环境会给大脑一些暗示，使得自己一直保持在工作的状态。
3.时间管理
在家工作会有很多琐碎的事情干扰到自己。烧个水、喂喂猫……一旦工作状态被这种琐事打断，再进入状态就相对困难了。做好时间管理尤为重要。可以为自己设置几个合理的休息时间段。比如从何时开始午休，到何时截止。
在这里推荐大家使用番茄时间管理法——工作25分钟，然后休息5分钟。在工作的25分钟内全力以赴保持较高的工作效率，当然这也是很耗费精力的，所以在集中精力工作一段时间后，还要留出5分钟的休息时间，帮助恢复精力，再进入下一段工作中。
更重要的是要事先跟家人打好招呼，做好沟通工作：“我现在虽然是在家，但是现在是处于工作状态，所以除了特别重要的事情之外，请不要打扰我。”
二.保持同频工作带来归属感
一个人在家办公很容易有孤单的感觉，越发懒散。所以提倡企业为员工创造同频工作的条件，让员工意识到不是在一个人在战斗，产生归属感。
比较容易操作的是工作上的同频。最简单的方式就是例会——早例会、晚汇报。
早例会是最基本的，到上班的时间马上启动早例会（最好是视频形式），既可以帮助组内员工保持良好的精神状态，也可以帮大家加油打气明确一天的工作目标。
晚例会的目的是要复盘这一天做了什么工作、产出是什么，以保证工作目标的推进。同时也要鼓励大家主动地分享自己的工作进度，以便大家互相了解工作进展到什么程度了，在协同配合上也便于达成一样的节奏。
三.目标管理与任务拆解
目标管理本质是价值的动力。目标管理的意义在于让大家时刻清晰工作的目标是什么。
在当前特殊的状态下，目标与计划的颗粒度越小越好。建议在目标设定的过程中，以周目标为核心，向上推导到月度目标，各部门负责人协商制定工作的月度目标与方向；向下制定详细的日工作任务。远程协作办公，最注重的应该是日产出，结果导向而不是工作时长。
提炼日工作任务，一定要符合smart原则。注意这里所说的是工作任务而不是目标，可以理解为每日工作要做的动作、要做的具体的事。比如：给客户打电话、写一篇文章……同时也要明确完成到什么程度。有详细的工作动作、有明确的完成程度，才是一份有效的日工作任务列表。
小组的组长、部门的负责人，可以组织成员梳理当天的工作任务列表，保证每日进度正常有明确的产出。
目标的设定与拆解也是训练一个人管理能力的过程。
四.管理机制
远程办公的管理机制保证有多个维度，比如说激励机制、流程、协作等等。本文将从最核心的激励机制维度展开来谈。也就是如何通过机制鼓励员工，让大家处于一种非常高效的工作状态。这里为大家介绍两种激励机制——
1.做自己喜欢的事
最好的激励就是让大家做自己喜欢做的事。怎么样从激励机制上去鼓励员工，让大家做自己感兴趣的工作呢？推荐一套好用又是大家熟知的方法——OKR管理法。它并不是简单的绩效管理工具，而是目标管理与执行的工具。O是目标与任务，KR就关键结果。
OKR与KPI有本质的区别。首先，它的核心内容70%不是由领导指定的关键行为，员工按部就班执行就可以了。而是员工从完成目标的角度出发，提出需要做的关键结果；第二，OKR的工作内容是以成就感驱动的，而非以奖罚驱动。尤其在远程办公的这段时间，还可以通过OKR的方法来分辨员工的类型。
我们经常说员工可以分为三种类型：
自燃型——不需要被动激励，每天都充满了激情；
可燃性——平时表现平平，基于一些激励，他也可以调动起激情去工作；
阻燃型——不但自己不愿意工作，还会传播负面信息，影响其他员工的工作热情。
通过在这段时间的远程办公过程中，观察大家的表现出的状态，可以大致分辨出员工属于哪种类型。在以后的任用培养提拔中，也可以作为一个依据。
2.全绩效管理驱动
现实情况下，大多数企业中绝大部分员工仍然属于可燃型。需要企业施加奖励、惩罚作为动力。在这种情况下OKR未必适用，故而特殊时期可以启动全绩效考核机制。
全绩效考核比KPI更加严格，会将员工薪资结构中70%以上均与工作绩效挂钩。虽然这种管理模式效果显著，但也需要与员工充分沟通清楚，保证员工的基本工资水平的情况下执行。
五.协同办公工具选择
1.远程协作办公软件
推荐使用WPS文档和石墨文档。WPS文档是云端储存的，除协作办公、远程共享外还有一个非常重要的功能——可以在文档程序中发起会议。参与人可以看到发起人记录、修改文档的动作。它还可以同时展示多种不同类型的文件，PPT、EXCEL、PDF可以快速的切换演示。并且文件类型也可以切换，比如：Word可以切换为ECXEL、PPT。
另一个是石墨文档，可以做到多人协作办公，同时在文档上修改内容，也非常方便好用。
2.沟通工具
微信企业版是非常好用的协作沟通工具。它是从业务沟通角度来设计功能。微信企业版的微信群容量也比我们普通使用的微信群大很多，可以容纳几千人在群内沟通。并且可以在群内发起视频会议，协作办公非常方便。
3.项目管理工具
有项目管理需求的企业可以使用 “Teambition” 和 “tower” 这两个工具。这次为了应对疫情，“Teambition”开放了三个月的企业版权限，协同办公人数上限是1000人，基本上足以满足大多数企业的使用需求。它还有看板功能，非常方便查看项目的进展。“tower"”与 “Teambition” 差不多，从现在开始到3月1日对新用户免费开放。远程办公可以说是未来组织办公的一种新趋势。随着时代的发展，未来企业的组织结构也可能会被打破，合伙人的模式会更加普遍。许多优秀的人才，将成为独立创业者，为不同的公司提供着自己擅长的专业服务。
韩都衣舍、罗辑思维的等优秀的企业已经开始使用类似的组织模式。这次防疫的特殊时期也可能是个契机，让我们直接实践一次新模式的跨越。
作者： BOSS爱人才
来源：https://mp.weixin.qq.com/s/--3hZUjFFIhHxYbgLV3rvQ
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