十万个为什么 - HRTechChina.com

十万个为什么

刘润：高效远程办公指南本文首发于得到APP「十万个怎么办」栏目我在「十万个怎么办」收到了一位用户的提问，因为疫情，公司决定春节假期之后，先不上班，在家办公。但是，在家怎么办公呢？想要跟同事高效地远程协作，应该怎么办？很多公司，尤其是美国公司，在家办公是一个成熟的政策，这个政策叫Work from Home。在一些特殊情况下，员工可以申请在家工作一天，甚至是一段时间。跨国公司的办公室之间本来就分布得比较远，所以团队之间的跨地域远程协作是非常重要的基本技能。现在，全国人民都在抗击新型肺炎，估计有不少公司都打算延迟开工，让大家晚一点返工，晚一点再进办公室。晚一点上班并不意味着不开始工作，而是在家办公。在家，是帮助疫情平复，办公，是帮助经济复苏。非常时期，这两件事都特别重要。可是，中国很多公司其实缺乏远程工作的经验，今天我就来与大家分享一下，在家办公，怎么高效完成远程工作。 — 1 — 在家办公最大的挑战，是远程之下，管理和沟通效率会大大下降。下面，我们先给你拆解一下这个问题，先说管理和沟通效率为什么下降，然后再讲怎么办。什么叫管理效率下降？管理效率下降，是因为你见不到一些员工了，你没办法非常快速地安排工作、调整节奏，员工在做什么，遇到什么问题，也没办法及时向你请示，得到你的指导，协同上就会遭遇挑战。沟通上具体会遇到什么问题？大家在一起的时候，遇到问题，一抬头就能跟旁观同事说一嘴，需要协助就喊一声，大家可能还会快速地召集开会等等，这些事情在远程办公里都做不到。尤其是每个人都在自己家里，如果有员工他不工作，你其实也不知道，他是不是因为心情焦虑，刷着疫情新闻无心工作，你也无法知道。这些都会导致沟通效率下降。怎么办？我分别是站在公司和员工的角度，给大家说几个建议：第一个建议，加强定期沟通。远程办公时沟通显得尤其重要，所以一定要加强定期的沟通。怎么样加强定期沟通呢？建议大家要开始实行两个制度：第一个制度是早会制度；第二个制度是晚报告制度。这两个制度是远程工作有效率地基本保障。什么意思？在公司上班的时候，谁准时上班，谁准时下班，就算你不打卡，大家其实也能看得到。可是在家办公，你很难知道一个员工是不是准时上班的。而准时上班这件事为什么重要呢？那是因为大家都在同一个时间段上班，才有彼此协同的基础。即便是远程工作，只不过是工作地点换了，工作时间段其实没有换。这意思是说，你家里，依然是早上9点到下午6点上班的状态，这时间段不能换，因为大家需要协同。怎么才能保证大家都9点上班呢？所以第一点，建立早会制度。比方说，早上9点，每个部门都在微信群里开个语音会议，沟通一下今天我们要做的事情是什么，每个人分别要做什么。每个人都在会议里简单地讲一分钟，说我今天大概要做这么一件事、两件事、三件事…… 简单地讲一讲就好，其实最重要的是大家互相提个醒，我们开工了。早会制度非常重要。晚报告是什么意思？早会既然已经提出了，我们今天要做这件事，其实就给了管理一个非常重要的依据。到了晚上，每个人需要通过钉钉或者企业微信，把自己的报告发出来，讲一下我今天做的事，每件事我做到什么程度了，今天的工作，我有一个怎样的结果交付给大家。所以早会晚报告，这两个制度是进行远程办公时一个很重要的基本管理手法。第二个建议，是把目标拆解为任务。这句话意思是说，公司要懂得把本来是要在一天、一段时间里要完成的目标，开始拆解为每一天要完成的任务。因为很多事情，工作周期可能是一周、一个月，甚至更长时间。为了避免在远程办公时失去目标，我们需要把目标拆解到一个个任务上，把objective拆解为task。目标要达成，每天的task也就是任务先要执行到位。举个例子，公司要向客户交付一套非常大的代码，中间可能涉及到300多个功能。作为项目管理者，就需要再把这个目标聚焦到这周干什么、今天干什么。比如，今天的任务，第一，我要给客户打个电话，谈项目计划，疫情期间在家里完成设计。第二，我要跟我的团队开会，这个会是要确定我们节后三个主要提案的方向是什么，并且由我的团队交付出来这三个方向的基本设计框架。你看，把目标拆解为以天为单位的任务，这其实也在训练一个人的管理能力。第三个建议，公司要为大家准备好线上协作工具。我们今天的沟通工具已经非常好了，比如微信、企业微信和钉钉这一系列即时沟通工具。但是大家办公的时候，往往要基于同一个文件、同一批文件协同，而即时沟通工具并不能传输大规模的文件。所以给大家介绍几个工具。文档类，大家可以用类似于石墨、Office365这样的软件，他们可以支持多人在同一篇文档上同时做修改。有时候写一个项目计划或者一篇报告，老板、助理、项目经理、策划员工，大家可能一直站在电脑面前说，这个人说这么改，那个人说那么改，一起把文书改好。这时候通过石墨或者Office365，大家可以在线共同修改同一篇文章，这个时候就达到了一个协同的目的。传输类，我推荐可以用网盘。比如说，大家把每一天工作的成果都上传到百度网盘，每天结束的时候，每个人都可以看到彼此交付的成果，第二天再基于这个成果来做第二天的工作。百度网盘之外，钉钉和企业微信里面都有类似的功能。还有沟通协作类工具，就是大家完成一个项目管理任务的工具，比较典型的就是像Teambition这样的工具，就是我在《5分钟商学院》里面介绍过。比如前文第二个建议中，我们把目标拆解成任务。这时，如果我们借助Teambition这样的工具，就可以在软件上创建一个“任务”，设好3W（who do what by when）,也就是：任务内容，执行者，和截止时间。这样就可以大幅提高团队协作效率。还有以前要开会，开会怎么开呢？你当然依然可以用微信，但是要开视频电话会议的话，今天也有很多的公司提供了基于互联网视频的一些电话工具，比如腾讯会议，大家可以在网上去搜索一下。以上三个建议是从公司角度来看，下面，我再从个人角度分享一些建议。 — 2 — 我自己其实就是一个常年出差的人，远程办公对我来说是常态，我的员工相对我，他们也是远程办公。在家办公，工作效率很容易变差。为什么？因为一开始你会觉得特别舒服，无拘无束。但是稍微一段时间后，你就觉得特别难受，甚至工作效率会大大下降。也是因为无拘无束。怎么才能提高在家工作的效率？我给大家分享几个经验。第一个，准时起床，穿戴整齐。我经常在酒店房间办公，偶尔也会在家办公。我给自己一个非常重要的要求就是，一定要早起之后，穿戴整齐。不要觉得穿着睡衣很舒服，穿着睡衣吃早饭，吃完早饭趴在餐桌上就开始干活了。这个时候你会特别容易分神，因为你进入不了状态。你一定要当作正常上班一样，准时起床，换上正式的衣服，这是一种仪式感。这种仪式感会把你拉入到一个工作的状态，很大程度上提高你的协作效率。第二，一定不能在休息区域办公。反过来说，不要在办公的地方休息，在家里，要把做这两件事的场所分开。如果你家里有书房，把书房当成你的办公场所。早上从卧室起床，穿戴整齐，带着背包正式地走进书房，把门关上，就相当于你到办公室开始办公了。这个过程很重要，在这里把一切工作资料都准备好，注意，不要在这睡觉。第三，清晰地区分好工作和休息时间。在家办公，对公司而言，考验的是把目标拆解为任务的能力，对员工而言，非常考验区分工作和休息的能力。这是什么意思呢？就是你很容易工作着工作着，突然之间想要躺一会儿，就在沙发上躺一小会儿嘛。躺下来就想，那我打开电视看一会儿，休息一下…… 一看就是很长时间。无法保持专注，这是在家办公带来的巨大挑战，但这也是很锻炼一个人的。怎么才能清晰地区分好工作和休息时间呢？建议大家用番茄钟工作法，就是工作以25分钟为一个单位，这25分钟里，手机调成静音，什么东西都不碰，告诉自己在这个时间里、在番茄钟提醒你之前，别的什么都不能干，只能专心工作。 25分钟之后休息5分钟，这5分钟可以去倒杯水、上个厕所，去翻翻其他书，这都可以，5分钟休息结束再进入下一个25分钟。中午的时候，你当然可以在家里面做点东西吃，这是在家的好处。但也需要给自己设定好，12点到1点之间才可以做这件事情，这是你的休息时间。吃完之后戴上口罩，出门走一走，稍微呼吸一下新鲜空气，舒展一下筋骨，这也挺重要的。到了下午1点钟再回来上班，6点钟下班。下班之后，你就可以离开书房，或者你的电脑如果在餐桌上，就把电脑从餐桌上拿走，进入下班状态。你告诉自己，我下班了，这个时候才把身上正式的衣服换成家居服。清晰地区分好工作和休息时间，这样远程工作，才会让你既有高效，又能劳逸平衡。如果公司里每个人都能做好这件事情，其实对公司的管理水平和个人的自我管理水平都是一个很大的提升。最后的话以上，是我分别站在企业和员工角度给大家的6个建议。最后的最后，在这非常时期，所谓远程协作、所谓在家办公，在家，是帮助疫情平复，办公，是帮助经济复苏。祝福武汉，祝福中国，祝我们早日走出疫情，祝福所有企业，祝我们早日度过难关。加油。

十万个为什么
2020年02月03日