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分心
研究表明：平均知识工作者每隔6分钟“检查”电子邮件和IM
作者：JORY MACKAY Jory MacKay是一名作家，内容营销人员和RescueTime博客的编辑。
以下翻译由HRTechChina AI完成，仅供参考交流！
没有必要使用电子邮件和其他通信工具来完成工作这一事实。尽管通过电子邮件取代了我们的生活，但这并不是浪费时间。
工作场所的沟通 很重要。 但是，如果我们不断将注意力转移到检查电子邮件或Slack消息上，我们就没有机会真正专注于我们最重要的工作。
这一点比最近仅通过电子邮件发现的研究更为明显，84％的用户始终在后台打开收件箱，70％的电子邮件在收到后6秒内打开。
我们显然有一个问题不断被纳入沟通工具。虽然我们在前一篇文章中探讨了多任务处理与通信工具的影响，但我们想要更好地了解这一级别的上下文切换在整个平均日期有多糟糕。
这是我们发现的：
平均知识工作者每隔6分钟“检查”电子邮件和IM
对于像知识工作者一样的作家，设计师，开发人员和项目经理 - 现代工作场所使用通信工具。我们的工作越来越依赖于更多的协作，更多的信息访问以及实时回答的更多问题。
然而，虽然通信工具非常适合我们快速访问我们需要的答案，但它们也是我们专注工作中断的持续来源。
但它有多糟糕？
当我们查看50,000多名RescueTime用户的匿名行为数据时，我们发现 普通知识工作者每隔6分钟就会通过通信工具“检入”。
（在这种情况下，“签入”定义为在处理其他生产任务时切换到通信工具的任何时间。）
所有这些都提出了一个巨大的问题： 当我们在回复电子邮件和消息之间只有几分钟时，我们如何期望完成重点工作？
简短的回答是我们不是。
事实上，虽然我们发现的中位数是6分钟，但完全崩溃看起来同样严峻。
我们发现，35.5％的员工每3分钟或更短时间检查一次他们的电子邮件和IM。虽然只有18.6％的人可以超过20分钟而没有进入沟通。
更糟糕的是，我们发现使用Slack的人 - 一种流行的团队沟通工具意味着减少电子邮件的使用 - 实际上更频繁地转向通信工具。而不是简化我们的通信时间，Slack用户平均在通信检查之间只花了5分钟，而非Slack用户可以花8分钟。
40％的知识型员工在一个工作日内从未获得30分钟的专注时间
但等一下。这些只是平均值。我们必须经常使用通信工具和其他长时间关注的工具，对吗？
不完全是。
我们都知道，要做到最好，我们需要长时间的专注时间。不幸的是，我们的数据显示我们很少有时间进行深入的工作。
事实上，我们的研究发现，普通知识工作者在大约40分钟的时间内最大限度地利用通信时间。
再次，这是中位数。当我们挖掘数字时，数据告诉了一个更大的故事。
17％的人甚至无法在没有沟通的情况下直接获得15分钟的专注时间。虽然只有30％的人每天花一小时的专注时间。
40％的知识型员工在工作日的重点时间从未超过30分钟。单击“推文”
如果您觉得自己在工作日努力寻找有吸引力的时间，那么您并不孤单。
All these “check-ins” turn your focus into Swiss cheese
我们认为这些数据清楚地描绘了现代工作场所中通信过载的程度。但要真正了解这些数据的含义，我们希望将其归结为个人层面。
使用RescueTime数据科学家Madison Lukaczyk自己的数据，我们发现在整整一周内，她只有8个半小时的高效工作块，而她没有通过电子邮件或IM登记：
为了获得更深入的外观，让我们放大其中一个小时块：
6月5日上午10点至11点，麦迪逊在12个5分钟的街区中的3个中切换到通信工具。这意味着在她工作的同时， 通讯工具在25小时内出现。
您可能只花费很短的总时间在电子邮件和即时消息上，但这些工具在半天内“存在”
您如何使用电子邮件和通信工具将取决于您的工作性质。但是，我们可能都同意，我们希望更多的时间不间断地集中精力并做有意义的工作。
事实上，在查看麦迪逊的数据时，我们发现虽然她只花了21 ％的总时间用在电子邮件和即时通讯上，但这些工具在她44％的时间里都存在。
高出勤率并不一定意味着你被通信分心。但是，如果您的每日通信存在率远高于您在这些工具上花费的总时间，那么您可能会被他们分心。
现代工作场所充满了分心。而且我们不会通过不断检查我们的沟通工具来帮助自己。
虽然我们永远无法从工作日摆脱电子邮件和IM（并且不想）。了解它们的存在程度可以帮助我们更好地选择使用方式。
许多生产力专家建议在白天将通信批量分配到特定的块中。虽然其他人建议在你不太可能需要的时候（比如早上），在没有电子邮件或即时消息的情况下承诺一小时或更长时间的重点工作。
无论对你和你的角色有什么用处，可以肯定地说，在你何时以及如何使用通讯工具办理入手方面更有利于提高你的工作效率和专注力，而不是让他们每天花一半时间。
你是否觉得你很难在工作场所找到专注的时间而没有沟通？请在下面的评论或Twitter上告诉我们您对这些数据的看法。
原文链接：https://blog.rescuetime.com/communication-multitasking-switches/
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分心
开放办公创建协作文化VS开放式办公令人分心
两个观点，我们一起来看下！
开放办公创建协作文化 VS 开放式办公令人分心
本周，我们与两位人力资源专业人员就开放式办公空间的优缺点进行了交流。The Daily Dot运营总监Tiffany Bennett 分享了在开放环境中工作如何促进公司透明和协作的文化，但有些人强烈反对开放式。蒂芙尼的意见如下：
开放办公创建协作文化
我已经在The Daily Dot工作了近四年，并且我们有一个开放的平面图。我曾经在更传统的办公空间工作，所以当我第一次上船时我很怀疑。现在，我看不到自己回头了。开放式办公室平面图还有很多好处，因为员工可以很容易地找到合作的机会，并建立跨部门的团结。作为新闻编辑室，这对于报道故事的记者尤其有用。
我们的领导层重视透明度，但实际上，每家公司都必须拥有一些私人领域。这个隐私与开放式平面图并不矛盾：我们配置了办公桌，让首席执行官和人力资源/财务部门的电脑屏幕面向后墙。通过这种方式，我们既能够兼容并成为更大团队的积极成员。这对我来说非常重要，因为人力资源往往是孤立的做法。事实上，在以前的角色中，我甚至不得不坐在球队的完全不同的场上！我更喜欢在一个社区环境中，在那里我可以与员工一起工作。
尽管有这些好处，但有两个关键要素可以让我们的布局成功：私人会议空间和灵活的时间安排。我们最近从一个百分之百开放的空间搬迁到一个新的地点，这个地方实际上是奥斯汀的一个联排别墅。在我们的新空间中，我们有两个会议室，两个阳台，员工可以随时在家工作。这确保了通话或会议的隐私性，并且在绩效评估季节对我尤其有用。
我们的许多编辑人员都是远程工作的，所以Daily Dot已经建立了一个紧密的在线状态，以补充我们的合作文化。在繁忙的一天，有15名左右的员工进入办公室，所以我们的文化有助于我们开放式布局的成功。我们鼓励透明度，并建立了一个让员工感觉舒服的环境。好的奥斯汀气候还允许我们在需要时在外面开会。
作为人力资源部门，开放式办公室使我能够更加融入公司，更好地完成工作。由于我们都在一个房间里，所以我可以更加实际操作，并在问题出现时加以解决，而不是事后或根据传闻。我们有一个非常紧密的文化开始，但开放的办公室带来了我们所有的一起，无论是在周末赶上，边玩边玩，或在厨房共享烘焙食品（和家常菜）。
因为与其他部门的同事聊天很容易，所以不会觉得我们的团队是孤立的，或者受制于严格的等级结构。此外，团队中的每个人都能与位于我们大家旁边的首席执行官紧密合作，而不是在一个封闭的角落办公室里工作。
随着公司超过办公空间并寻找下一步行动，我相信相同的原则是成立的。一个成功的开放式办公室平面图可以在补充远程工作策略，私人会议空间以及公开沟通和透明度文化的情况下最好地成功。与所有与员工体验相关的事情一样，请务必要求定期反馈，并确保员工拥有他们需要的一切，以充分利用他们的工作空间。
开放式办公令人分心
Hannah Flood，Total Veterinary Care员工健康总监分享了私人办公室如何减少分心并提高员工工作效率。这是汉娜不得不说的：
我曾在开放式平面图的社区空间以及小隔间工作过，而且我总是发现自己被周围的谈话分散注意力。在Total Veterinary Care，我们是一家小公司，分布在五个不同的国家地区，有30名员工。因为我们是一个精干的团队，所以我们都戴着多个帽子，每个都有很多东西在我们的盘子上。这就是为什么我非常重视在需要的时候能够集中精力和集中精力。
作为人力资源部门，在信息隐私和员工沟通方面保持边界也很重要。我们的私人信息太多，所以对我来说，访问私人空间是至关重要的。在一个开放式的布局中，我必须非常清楚我的桌子上保留着什么，但是在封闭的办公室里，我只需关上门就能保持隐私。
当我在办公室的时候，我喜欢我可以决定什么时候打开我的门，当我想不中断地工作。我也经常在家工作，并且在我需要一些安静时间的日子里，这种灵活性非常有用。
即使没有开放式的办公室平面图，人力资源仍然非常重要，因为他们必须身处现场并积极参与团队活动。你可以有一个私人办公室，而且仍然友好和善良。我主动与同事建立关系，并尽力与发生的任何事情保持一致。当员工执行困难的医疗程序，在线获得优质的服务评估，或者有生日或工作周年纪念时，我总是努力工作。
尽管我们重视隐私和专注时间，但我们的团队仍然有很多机会进行联系。我发现我们的办公室设置鼓励我们更有意识地连接 - 无论是带来食物，发起对话，还是仅仅确保员工知道我总是可以聊天。有些员工可能会犹豫不决，如果他们需要某些事情，他们可能会提出问题或进入人力资源部门，所以重要的是要勤于将团队带到一起，并提醒他们我们都是更大的一部分。就此而言，我们确保我们雇用的员工具有较强的沟通技巧。
我们的办公室有不同的休息空间，作为兽医医院，总是有客户和病人，所以有充足的社交机会。另一方面，在完全开放式的计划中，当需要关注时，具有不同优先级的员工可能很难调整和摆脱周围的噪音或对话。
我们目前正在制定新举措，以确保团队中的每个人都感到统一。例如，我们开始为所有地点的整个公司提供月度通话服务。这让每个人都有机会了解任何变化，分享成功案例或提出问题，并改善了员工间的沟通。
在大公司，每个员工都可能不可能拥有私人办公室。如果是这样的话，我认为拥有各种不同的空间非常重要，这些空间可以为员工提供两全其美的解决方案。一定要满足员工的不同需求 - 无论这意味着将需要安静工作空间的员工变成私人办公室，还是提供员工可以预约的共享私人空间。
以上由AI翻译，HRTechChina倾情奉献。
作者：蕾切尔芬顿
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