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冠状病毒
冠状病毒效应:是时候重新审视你在家工作的政策了
您的在家工作基础设施是否准备好应对冠状病毒流行的大规模需求？
最近爆发的冠状病毒（正式称为COVID-19）迫使组织重新考虑其在家工作的政策。据《华盛顿邮报》报道，即使IBM 在2017年取消了其在家工作的政策，但也要求受冠状病毒影响的地区的员工“尽可能”进行远程工作。
确实，一些企业领导人已经鼓励其员工在家中工作，以遏制这种传染病的爆发。T
Zoho使用其公司的手柄在2020年3月7日宣布了一个远程工作工具包（只要冠状病毒继续笼罩全球员工，就可以免费获得）。
Twitter在其官方博客中也提到：“从今天开始，我们强烈鼓励全球所有员工在有能力的情况下在家工作。我们的目标是降低我们和周围世界传播COVID-19冠状病毒的可能性。”
如您所见，在过去的几周里，在家工作的趋势得到了新的发展。这不仅是减轻感染风险的有效方法，而且还允许员工继续为公司业务做出贡献，而不会受到干扰。
我们与四位主要的行业专家就目前需要在家工作的政策进行了交流，以及这如何长期影响业务连续性。
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如今在家工作的政策所面临的挑战
在家工作的政策因公司而异。有些人不鼓励任何远程工作，而诸如Zapier、Buffer和GitLab等其他人则是100％远程工作的支持者。由于这种差异，员工的经历也各不相同，一些员工团体发现，在冠状病毒爆发等危机情况下更容易过渡。
如果您的公司有需要的在家工作政策，那么您可能会面临以下挑战：
除非生病，否则员工会犹豫是否要远程工作。结果，他们可能仍会进入办公室，冒着疾病蔓延的危险，直到他们看到身体症状。
WFH政策可能要求证明需要在家工作。员工可能不想承担提供此类文档的麻烦。
如果只有少数员工选择WFH，则基础架构可能不够强大，无法进行有效的沟通和协作。
您的工作文化可能趋向于表现主义。这意味着管理人员不太可能批准在家工作的请求，而员工也不太可能申请这些请求。
思科在线营销总监Leonard Callejo 指出：“为了开始拥抱远程工作环境，公司需要适当的工具、策略和流程来保持远程工作者的联系，并有效地为任务、项目和总体业务目标做出贡献。”
他补充说：“无论是公司自己做出决定，还是当前条件是否迫使他们去适应，成功地接受远程工作都需要领导层的支持，以创造一种鼓励这种灵活性的文化。”
因此，如何在冠状病毒感染后迅速转向友好的远程工作方法来维持业务连续性？我们建议采取四项战略举措。
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面对冠状病毒效应如何保持生产力：赢得WFH
Brookmark Research在最近对1,000多个美国人的调查中发现，使用公共交通工具的人中有42％希望改变通勤方式。57％的人已经取消了未来三个月的商务旅行计划。
TeamViewer美洲区总裁Finn Faldi说：“随着企业考虑在家工作以应对冠状病毒的持续传播，为实现远程工作需要进行许多技术和流程方面的考虑。”
在此期间，您可以采取以下四个步骤来简化向远程工作的过渡：
1.增强与设备无关的访问的安全性
公司避免在家工作的最大原因之一是它带来的安全风险。员工将从可能与工作站具有不同安全标准的家用设备访问机密数据和知识产权。此外，通信线路并不总是加密的，因此有违反数据隐私的风险。
现在，当我们应对冠状病毒流行时，公司负担不起大规模的安全漏洞。这就是为什么Faldi提到尽早发现安全问题是关键问题。他说：“可以使用软件来实现高质量的远程访问。” “ IT和各个部门的负责人将负责实施该项目，而人力资源将在组织员工基础和推动工作中发挥至关重要的作用。”
“重点关注使安全软件保持最新状态的标准，应利用的工具等等。明确您的期望，但愿意听取员工的反馈。从上到下建立信任和问责制，” Callejo同意。
有趣的是，随着越来越多的员工在家工作，WhatsApp发布了使用该平台进行业务交流的提示。WhatsApp通过端到端加密得到保护，可以在员工的桌面上使用，从而不会影响生产力。它还建议通过在流行病期间建立单独的小组并保持冷静来将公告与讨论区分开来。
2.在远程工作技术中寻找最低限度的成果
采用整套远程工作工具需要花费时间。例如，您可能无法在一周内为团队会议测试和部署虚拟现实环境。为了在面对流行病时保持敏捷，建议选择“最少的成果”，换句话说，就是经过考验的基于云的产品，它们需要最少的安装/运行时间。
Callejo使用了三种核心工具来应对与冠状病毒相关的工作中断：
视频会议应用程序（Skype、Zoom等）
消息传递应用程序（Slack、WhatsApp等）
协作平台（Office 365、G-Suite等）
“带视频的虚拟会议使您无论身在何处，都能看到您正在与谁互动。消息传递应用程序允许与附件和关键信息进行的即时对话，这些附件和关键信息可以保存在线程中供以后使用。通过进一步协作，通过协作平台进行文档共享可以使文档实时共享和编辑。” Callejo告诉我们。
有趣的是，这些平台中的大多数都带有免费版本-您始终可以使用Zoho的限时免费工具箱，该工具箱具有用于通讯、协作、增强现实辅助、生产力等的工具。
3.在尚未受到冠状病毒影响的区域启动测试阶段
正如他们所说，预防总比治疗好。
Paylocity首席执行官Steve Beauchamp建议将远程工作尝试几天或几个小时：“在每个部门进行此过程时，员工可以确定他们在这段时间内遇到的任何障碍或问题，并且技术支持可以继续进行。在像冠状病毒这样的大流行之前，这些障碍就已经袭来。”
“随着临时计划的展开，确定哪些指标对您的组织最重要，并以系统的方式收集它们，” Faldi建议。“与该计划相关的成本和节省是多少？您的组织的生产力如何受到影响？”
您可以采取积极措施来解决这些问题，从而避免由于冠状病毒进入全球更多地区而可能造成的任何破坏。
4.在高层和基层员工之间建立沟通渠道
像冠状病毒这样的流行病通常都以下一步的混乱、焦虑和紧张气氛为特征。
Blind是经过验证的专业人员之间进行匿名交流的平台，最近对5,942名参与者进行了调查，并与我们分享了见解。67.8％的受访者表示，他们对上班犹豫不决（截至2020年3月1日），感到生产力受到不利影响的专业人员人数在三天内猛增了11.3个百分点。
此外，美世对300多家公司的全球现场调查发现，解决员工的心理压力是三大实际问题之一。
换句话说，最高管理层必须负责这种情况并缓解员工此时的恐惧。
WorkJam全球销售与联盟副总裁Will Eadie告诉我们：“当冠状病毒等流行病出现时，管理人员必须能够迅速做出反应。为避免进一步的混乱和恐慌，企业必须准备正确的策略，以使员工随时了解位置更新、日程安排以及任何新的健康与安全培训。确保员工充分了解这些变化的最简单、最快的方法是建立从总部到一线员工的直接沟通渠道。”
这就需要一个积极主动的内部沟通团队，利用数字渠道按时发送消息。核心领导者讨论该问题及其计划的视频也将大大减轻员工的担忧。
请记住，沟通必须是一条双向路，员工可以共享他们的查询和反馈，并让他们清楚地回答。
在家工作应该是一年的政策吗？
这是一个价值数百万美元的问题：如果在家中工作的政策在冠状病毒流行期间被证明是有用的，您是否应该将其作为一项持续的实践？
研究表明答案是肯定的。
Buffer的2020年远程工作状况调查对2500多名工人进行的调查发现，高达98％的人希望至少在一段时间内进行远程工作，而97％的人会推荐给其他人。如果他们还没有，那么企业需要一个路线图，以过渡到在家工作，这主要是因为在此期间选择了此方法的员工可能希望此后继续。
Beauchamp有一条有用的建议，可以让公司轻松进入这种新的工作模式：“我建议雇主为员工寻找机会，让他们每年在大型团队会议、培训班或假日派对上进行几次身体锻炼。这些类型的活动促进了团队凝聚力和有助于员工团结的积极工作文化。”
您的在家工作政策应适应员工期望，同时保持生产率水平。Callejo说：“因为公司委托他们以最适合员工的方式完成工作，所以远程员工会感到非常有价值。”
通过使您的临时远程工作环境具有可扩展性，您可以适应将来员工可能带来的在家办公的要求。
最后：特别注意您的小时工
现在，这是一个充满挑战的领域。
小时工——特别是那些在零售、医疗和制造工厂工作的人——可能很难在没有现场的情况下保持生产效率。来自Bookmark的数据显示，56%的受访者表示，长时间在家工作“有点”或“非常困难”，其中70%的受访者是小时工。
当你准备好面对冠状病毒及其对生产力的影响时，你的小时劳动力需要特别的关注。您可以使用智能劳动力调度工具快速更改任务列、重新分配员工以及响应小时工可能带来的任何请求。
例如，某人可能愿意自我隔离并减薪，而不愿冒险感染。该平台应能够以零延迟满足此类请求。
Eadie建议采用特定的技术与一线员工进行交流：“数字化工作场所允许员工参与协作活动，经理可以在其中发送信息，为一线团队成员提供培训，然后发送后续调查以确保每位员工正在采取预防措施。
“这项技术释放了跨地点劳动力共享、实时通信和按需培训的优势，对于应对广泛的流行病至关重要。保持直接沟通不仅可以使一线工人保持最新状态，而且还可以使他们在非常困难的时期内放心。
当必须立即实施时，在家中开展大规模工作似乎很困难，但是公司可以使用正确的工具、策略和思维方式来成功地进行导航。
像冠状病毒这样的流行病并不多见，但它们强调了拥有必要的基础设施来维持生产力的必要性，无论环境多么艰难。基于健全的在家工作政策的远程工作是为未来做好准备的这一愿景的重要组成部分。
以上由AI翻译，仅供参考！
作者：Chiradeep BasuMallick
来源：hrtechnologist
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冠状病毒
冠状病毒与HR：如何在流行病期间与员工沟通
世界卫生组织（WHO）最近宣布冠状病毒为“国际关注的公共卫生紧急事件”。当人们对每一个喷嚏都持怀疑态度时，我们来看看人力资源部门在如此敏感的情况下需要如何与员工沟通。
雇主应该如何应对一个很容易引发员工恐慌的局面？这些组织的HR如何与员工沟通，以确保恐惧不会升级？
您将需要一个稳健的业务连续性计划（BCP）—— 一个制定应对灾难（如冠状病毒等健康危害）的协议的策略，来实施并向员工传达重要的变化。以下是一些在流行病期间应该成为你的BCP一部分的沟通技巧。
如何在流行病期间与员工沟通？
零售和酒店业使用的数字化工作场所应用程序WorkJam的联盟副总裁Will Eadie说：“当像冠状病毒这样的流行病出现时，管理者必须能够对潜在的地点关闭和相关员工做出快速反应。为了避免进一步的混乱和恐慌，公司必须准备好正确的战略和工具，让员工了解最新的工作时间、人员配备、日程安排以及任何新的健康和安全培训。”
通过遵循这些步骤，您可以控制与冠状病毒等疾病传播相关的恐慌。
一、从你自己的教育开始
人力资源专业人员必须首先对自己进行彻底的冠状病毒教育，并确保他们从疾病控制和预防中心（CDC）、世界卫生组织（WHO）和可靠的新闻网站（引用可信的信息来源）等经核实的来源获得明确的知识。将信息限制在正式沟通的范围内，不要增加或减少必要的细节。
同时，请随时了解当地处理流行病的要求。请注意，如果您在美国或欧盟，您必须尊重员工的健康数据隐私，要求他们提供健康数据可能违反了GDPR或CCPA。
记住，可能有很多关于冠状病毒的神话和假新闻，你的团队可能会收到延续这些神话的电子邮件。与IT团队合作，加倍执行安全措施，以防止这种情况发生。
二、指定一人传达此信息
创建一个联系点—— 个人或一个服务台/团队在这段时间内指导员工。但是，部署多个通信渠道——从数字通信到物理讲义，应用你能找到的所有方法。例如，轮班工人会发现很难一次在一个空间组装。所以，如果你还没有，现在是投资于简化与员工沟通的技术的时候了。
埃迪说：“这项技术能够释放跨地区劳动力共享、实时通信和按需培训的好处，是应对大范围流行病的根本。直接的沟通渠道不仅能让一线员工不断更新信息，还能在非常困难的时期让他们安心。”
保持消息传递简单、有用且易于操作。
三、在这段时间内传达病假政策
疾病预防控制中心建议雇主按照国家发布的公共卫生指导方针确定他们的病假政策。它还建议雇主积极鼓励出现急性呼吸道疾病症状和发烧的患病员工留在家中。
虽然贵公司可能制定了病假政策，但请确保重申该政策，并鼓励员工在出现此类症状时请假。
考虑制定一项特别政策，作为预防措施来处理这种情况。你的业务连续性计划必须包括灵活的工作安排。
随着远程工作工具数量的增多，在这样的时间内实现灵活的工作既简单又必要。例如，当一名员工接触到冠状病毒时，确实要求其在都柏林和悉尼的员工在家工作。
您可能还需要考虑一项政策，要求向标记为冠状病毒热点的城市申报旅行信息。
四、沟通处理出现症状的客户的政策
在员工直接与客户互动的行业，培训他们处理那些可能出现症状或来自冠状病毒活跃国家的人员是至关重要的。
确保员工被告知不要无意识地歧视中国客户。作为人力资源部，也不要这样对待来自这些国家的员工。制定与有症状的客户打交道的政策，但要确保遵守对员工和客户的歧视。这可能是一个敏感的时间，因此请涉及法律和构建您可以实现的策略。
最后
作为人力资源部，在流行病威胁到员工和国家的情况下，首先控制自己的恐慌是至关重要的。一旦你这样做了，它将变得更容易与你的团队其他人沟通。如果员工出现冠状病毒症状，最好在维护员工隐私的同时，单独评估和处理每个病例。一个实例可能会影响整个员工队伍，因此要保持警惕，但要富有同情心和合规性。确保您的BCP考虑了这些因素。这将使您为将来出现的任何情况做好准备。
以上由AI翻译，仅供参考！
作者：Puja Lalwani
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