北森用户英雄大分享，HR数字化降本增效价值秘籍
日前，2023北森首届用户英雄大会在上海圆满落幕。作为一场汇集1000多位HR数字化一线HRIS用户，“不讲道理，只讲实战”的盛会，很多嘉宾都在现场分享了自己通过HR SaaS，推动企业HR数字化转型、降本增效、赋能业务发展的秘籍，引发巨大反响。今天我们就把一些比较有代表性的干货整理出来，供更多HRIS、HR数字化实践者们参考。
HR的工作当中有很多闭环，以成本管理为例，成本管理的第一步是年度编制和预算的设定。完成设定后，会把信息同步招聘组，招聘的同学就知道今年可以招多少人，然后就是招聘、发放offer、员工入职。员工入职后，又涉及员工的日常考勤、绩效以及每个月的薪资计算。薪资计算后，我们要把薪资数据以凭证的形式传给财务。财务凭证数字和编制预算，两者结合，就可以进行每个月的成本滚动测算，看成本是否超出或者结余。一体化对于我们来说意味着什么？意味着更少的开发和维护成本，意味着更高的数据传输效率，同时让我们形成了整个管理闭环。举个例子，如果招聘管理系统与CoreHR系统是分别独立的。那么在一次招聘前，要把编制预算、编制人数、岗位编码、在编人员的相关信息、岗位级别的代码信息全部从CoreHR系统传输给招聘管理系统，才能招聘。招聘之后这些对应信息还要传输回来，如果招的人和岗位需求不匹配，还要二次传输。考虑到技术难点、数据传输时差、信息保密性，我们选择了一体化。200%是什么概念呢？就是原来3个小时的工作，现在只需要1个小时，30分钟的工作现在只需要10分钟，提升了两倍。比如考勤提效。我们作为制造业企业有三种考勤方式、三种工时制、两种工作制、40种班次，加上工作日历等其他维度，组合起来有8000多种可能性。员工入职后对应哪一种可能性和组合？所以我们通过北森系统建立了14种考勤档案规则，自动对应入职、调岗人员的考勤规则，大大提升了效率以及准确性。还有关于加班。每个月我们会生成1万条左右的加班数据，其中20%是因为产线排产这类自上而下的加班，不需要员工申请、领导审批，系统自动触发，这样就可以省去2000条加班申请和审批，1000个流程发起。相信HR们经常会遇到一些场景，比如：业务部门来问“部门招人招得怎么样了？”HR昨天推荐的候选人有没有最新反馈？部门有人想升职加薪，申请通过了吗？我们可以把业务所关心的这些数据通过订阅功能全部推送，无论是CEO、HRD、部门业务大佬还是HR，都可以直接感受、识别到这些数据。人效、时效、费效一起汇总导入系统，包括企业产值和业绩数据，这是一个非常棒的数据体验。从人力和财务系统对接的案例，我们可以看到数据安全背后HRIS的三重逻辑。新员工入职时，需要在费控系统中获取到人力系统的实际数据。但企业的人员职级和薪酬区间强绑定，所以不能把职级数据直接给到上游业务系统。出于数据安全的目的，在解决方案中，通过北森系统进行数据转换，以报表的形式开放到接口，供费控系统调用。第一，我们作为HR必须要有数据安全性的视角；第二，在业务层面我们必须要知道两个系统之间的对接逻辑，人力系统提供数据，同时考虑到费控系统刚刚上线会对企业成本最优，进而形成最后的方案；第三，人力系统需要在产品功能上能够支持。1、考勤系统：我们的考勤已经实现全自动化了。研发项目组实行坐班制度，每个月系统会自动发送消息提示员工处理异常考勤；工厂排班有班组长、排班负责人，还可以自己排班，月底统一推送报表给对应班组长，一经确认会被封存。2、个税通：从算税、申报到缴款，我们都用北森个税通。以前报税导表，十几家关联公司要花两个小时，现在10分钟就可以了。3、HRBP工作台：全场景覆盖HR业务。HRBP每天工作的第一件事就是打开他的工作台，看哪些事情是需要今天处理的；哪些人休假了，休了什么假；今天有哪些员工过生日，哪些人入职周年可以发送祝福。还有招聘权限问题。以前没有BP工作台，招聘要开通业务经理权限。现在通过BP工作台，可以清晰看到他负责的业务部门，哪些职位在招，招聘的进度怎么样了，一目了然。提高招聘人效，更好地赋能业务。第一步，调研需求。就像做菜一样，一大桌子菜也难免众口难调。调研需求的时候就是要把各部门的意见统一起来。第二步，搭建指标。把部门的需求整合成公式，整合成一个大家相对可以明确的指标，是非常重要且必不可少的环节。第三步，指标调整。从某种程度上来说，指标确立后，系统能不能实现？数据准备度够不够？是要考虑的问题。比如想要统计离职率，结果发现人员离职流程没有上线，离职类型、离职原因数据都是没有的，那怎么能分析出离职率呢？所以要通过指标调整，把现阶段无法实现的指标反馈给部门进行下一步整合。第四步，报表配置和看板配置。这个过程刚开始会比较痛苦，但是会越来越熟悉，因为工具已经掌握的话，速度是越来越快的。第五步，数据校验。其实我个人感觉这一部分比较痛苦，因为整个看板操作后要数据校验，它是不是准确？跟我们的预期是不是一样？是需要经过验证的。比如验证去年某月月底的在职人数，需要从系统里把原来的数据全部罗列出来，对应数据验证。这个过程需要HRIS和业务、HR负责人一起去做。
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